Saya bekerja dengan pemimpin organisasi yang sedang memikirkan strategi untuk lebih maju. Ia berharap strategi ini akan membawa perubahan besar yang memengaruhi setiap aspek organisasi, mulai layanan yang ditawarkan hingga struktur organisasinya.
Saya duduk dengan para pemimpin organisasi tersebut, memikirkan cara yang akan mereka pakai untuk berkomunikasi dengan bawahan mereka. Saya tidak menanyakan perubahan apa yang mereka inginkan, tetapi saya bertanya tentang bagaimana pandangan dan perasaan anggota organisasi tentang masa depan organisasi tersebut.
Kami mulai dengan tim pemimpin organisasi, karena sebagai konsultan komunikasi, saya telah mengamati pola yang sama di banyak organisasi: cara informasi disampaikan kepada karyawan adalah lebih penting daripada informasi itu sendiri.
Kurangnya empati ketika menyampaikan informasi tentang perubahan organisasi akan menyebabkan kegagalan.
Studi tentang perubahan organisasi menunjukkan, bahwa para semua pemimpin setuju: jika Anda ingin memimpin perubahan organisasi yang sukses, berkomunikasi secara empatik adalah sangat penting.
Tetapi kenyataannya sebagian besar pemimpin tidak tahu cara berempati. Bahkan, kami melakukan survei terhadap lebih dari 200 pemimpin organisasi terkemuka dan menemukan 69% mereka berencana untuk melakukan upaya perubahan. Sayangnya, 50% dari mereka mengatakan belum mempertimbangkan perasaan tim mereka tentang perubahan tersebut.
Jika Anda seorang pemimpin organisasi yang berharap untuk melakukan perubahan organisasi yang sukses, Anda perlu memastikan tim Anda ikut di dalam proses dan termotivasi untuk membantu mewujudkannya.
Strategi berikut dapat membantu Anda lebih memahami perspektif anggota organisasi Anda:
Fahami Karakter Anggota Organisasi Anda di Setiap Tahap
Konsultan perubahan biasanya menyarankan para pemimpin untuk membuat gambaran karakter dari berbagai jenis anggota organisasi, ketika mereka memulai inisiatif perubahan. Tetapi, mengingat keinginan manusia terus berkembang sepanjang proses, Anda harus mengulangi kembali pembuatan gambaran karakter ini di setiap tahap perubahan.
Pertama kita perlu menciptakan gambaran umum karakter karyawan, dan memetakannya menjadi beberapa kelompok berdasarkan level dan fungsi. Kemudian kita wawancarai masing-masing anggota organisasi di setiap kelompok untuk mendapatkan contoh cara berfikir mereka. Selama wawancara, kami mengajukan pertanyaan yang dirancang untuk mengungkap kepercayaan, perasaan, dan kekhawatiran tentang strategi organisasi saat ini. Kami juga bertanya apa ada perubahan spesifik yang mereka harapkan (atau tidak akan) dilakukan oleh manajemen.
Dengan menggunakan hasil dari wawancara ini, kami dapat mengidentifikasi bagaimana perasaan setiap kelompok anggota organisasi tentang upaya perubahan, dan merencanakan komunikasi berdasarkan rasa ssemangat, takut, atau frustrasi mereka. Anggota organisasi yang bersemangat dengan perubahan itu akan memotivasi rekan-rekan mereka yang enggan.
Saat proses perubahan organisasi Anda sudah berjalan dan Anda memasuki fase baru perubahan, pastikan Anda mengulangi kembali proses wawancara dan mendengarkan dengan empatik. Dengan begitu, Anda dapat mengukur perasaan orang dari waktu ke waktu, dan menyesuaikan komunikasi Anda agar sesuai dengan suasana hati mereka.
Beritahu Orang Apa Yang Diharapkan
Anda tetap perlu merahasiakan beberapa fakta selama masa perubahan. Tapi Anda juga perlu lebih terbuka kepada karyawan, semakin banyak informasi yang Anda berikan kepada orang-orang Anda, semakin mereka akan bisa menghadapi ketidaknyamanan. Jadi, pelajari ketakutan tim Anda, lalu akui secara terbuka.
Seorang karyawan mungkin akan menyatakan kekhawatirannya, bahwa perubahan akan menyebabkan karyawan berbakat pergi, menyebabkan beban yang lebih besar pada karyawan yang tersisa. Pemimpin bisa mengakui beban kerja yang ada memang berat, lalu pemimpin membagi data yang menjelaskan bahwa pergantian organisasi ini dirancang untuk mengurangi efek dari anggota organisasi yang malas. Dia juga perlu menjelaskan bagaimana biro SDM berusaha mempercepat proses perekrutan dan memperketat wawancara untuk memastikan anggota baru organisasi lebih berpeluang menjadi rekan yang berkinerja tinggi.
Menjadi pemimpin yang berbicara terbuka dalam forum organisasi mungkin tidak mudah, mengingat biasanya organisasi lebih suka merahasiakan urusan rumah tangganya. Tetapi respon yang akan diterima dari karyawan akan membangun kredibilitas dan kepercayaan terhadap pemimpin, karena berhasil mengatasi ketakutan-ketakutan yang ada.
Libatkan Individu di Semua Tingkat
Perubahan organisasi tidak akan berhasil tanpa melibatkan kalangan luas. Sebuah bank besar Eropa mencontoh ini dengan baik. Mereka menjalankan “perencanaan berbasis dialog”, pemimpin organisasi menyampaikan sebuah rencana penting di organisasi mereka, kemudian meminta direktur eksekutifnya untuk menambahkan “bab” sesuai dengan bidang mereka masing-masing.
Setiap direktur kemudian meminta tim di bawah mereka untuk menambah sub bab, menggabungkan ide-ide tentang perubahan dan tanggung jawab mereka. Ini berlanjut sampai lima tingkat ke bawah, sampai ke manajer cabang, dan membantu setiap individu memahami bagian mereka. Latihan seperti ini dapat membantu semua orang merasa seperti peserta aktif, memiliki sesuatu yang berharga untuk ditambahkan.
Di bank yang sama, direktur operasi ritel lalu menulis tentang bagaimana pelanggan menginginkan proses perbankan menjadi lebih cepat. Ketika anggota staf cabang membaca ini, mereka menambahkan bahwa alat scanner kantor sering rusak, membuat stres dan memperlambat semua proses.
Pada akhirnya, para anggota organisasi garis depan inilah yang akan membawa perubahan yang bermanfaat di organisasi dan memnghasilkan kebaikan untuk semua pihak.
Praktik organisasi memang berkembang pesat, tetapi ada satu teknik yang harus selalu diandalkan oleh para pemimpin untuk memotivasi dan memimpin secara efektif: komunikasi empatik.
Kembangkan dan tunjukkan empati untuk semua orang yang terlibat dalam transisi organisasi Anda, dan Anda akan memimpin tim yang merasa dihargai, diikutsertakan, dan didorong untuk membantu inisiatif Anda berhasil.
Oleh: Patti Sanchez (Harvard Business Review)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar